企劃書製作

任何活動舉行之前,都必須詳加計劃,將此計畫形之於文字就是企劃書。故企劃書的製作對整個活動成敗有相當大的影響。

企劃書對活動而言,有三像具體功能:

確保活動進行順暢

企劃書有十四要項,對活動各項因素的考慮需相當周延,使所有變因皆納入掌握之中,而使活動進行順利。

工作人員執行的依據

各項細節如組織架構、權責分配、經費預算、進度流程等都有詳細說明,以利工作人員執行。

事後檢討的工具

活動結束後,需根據事前計畫的目標,流程與事實經過、結果加以比較檢討,以提供未來之參考。企劃書即是相當有利之工具。 

範 例:

采風社社團將於89年10月25日(星期日)為歡迎社團家族之新生學弟妹所辦之烤肉活動為例,將企劃書及各次籌備會議經過說明如下,以供參考。

零籌(核心幹部會議3-5人)

時 間:9月20日

地 點:活動中心社團會議室一

主 席:社長

出席人員:社長、副社長、執行秘書、總務、活動總召及副召。

會議目的:

(1)、決定活動名稱。

(2)、決定活動目的、形式。

(3)、決定活動時間、地點。

(4)、決定活動社團補助之金額。

6、結 論:

(1)、活動名稱訂為「起飛!我的愛!」。

(2)、主要目的是為了迎接新鮮人,並可聯繫大家情誼。

(3)、決定活動時間、地點:10月25日於澄清湖露營區烤肉。

(4)、由專案小組總召負責草擬活動企劃書。

活動企劃書定案:

由專案小組總召將草擬之活動企劃書有關之活動方向、籌備進度時間、經費預算、與社長討論,並經過社長同意認可後,始可執行。

範 例:活動企劃書之內容 

1.封面設計、目錄(字型及排版)

2.活動名稱:「起飛!我的愛!」。

3.活動目的:

(1)、歡迎新鮮人

(2)、社員聯誼

4.活動時間:89年10月25日

5.活動地點:澄清湖露營區烤肉

6.主辦單位:采風社

7.指導單位:義守大學課外活動組

8.承辦單位:采風社天字一號專案小組

9.活動總召:土木系 又土又木同學 電話0900809449

10.協辦單位:采風社第二、三家族

11.贊助單位:

12.參加對象人數:

(1)、對象:入社新鮮人

(2)、人數:50人

13.領隊:

14.人員組織架構表(工作分工與職掌) 【附件】

15.活動方式:團康及烤肉

16.活動宣傳方式:海報、家族通知單

17.效益評估:拉近社員於新生之間的感情

18.活動流程: 【附件】

(1)、活動流程表(課程配當表、節目單)

(2)、單項活動細部計畫流程表(單項課程活動計畫表)

19.備案(突發狀況之替代方案) 【附件】

20.各組籌備工作流程及進度表 【附件】

21.活動經費預算表: 【附件】

(1)、活動經費支出預算表

(2)、活動經費收入預算表

22.附件: 【附件】

專案活動企劃所需器材設備表

專案活動企劃所需美工製作單

 

貳、一籌會(活動執行幹部會議)

1、時 間:9月25日

2、地 點:活動中心社團會議室一

3、主 席:專案小組總召

4、出席人員:執行秘書、活動總召、副召及活動執行幹部。

5、會議目的:

(1)、活動目標、方向之宣達。

(2)、人員工作職掌之分配與分派。

(3)、修正通過企劃書之內容(人員、活動課程之部分)。

6、結 論:

(1)、活動企劃書定案。

(2)、完成各項工作分配。

備 註:

所有工作之完成需提早於期限日前三至四天完成,以利工作之遂行。

 

參、二籌會(活動執行幹部會議)

1、時 間:10月13日

2、地 點:活動中心社團會議室一

3、主 席:專案小組總召

4、出席人員:執行秘書、活動總召、副召及活動執行幹部。

5、會議目的:

(1)、追蹤工作進度

(2)、檢討未完成進度之執行

6、結 論:一切都在掌握之中

肆、三籌會(行前會)

1、時 間:10月23日

2、地 點:活動中心社團會議室一

3、主 席:專案小組總召

4、出席人員:所有工作人員

5、會議目的:

(1)、檢查各組未完成之工作事項

(2)、活動流程演練與分派各項工作人員之定位,各項物品器材之

定位。

6、結 論:

(1)、活動流程妥當無誤。

(2)、把最後未完成之工作完成。

(3)、預祝活動成功。